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Preparando el Plan Emprendedor – Gastos

el abril 21, 2013 en Formacion, Plan Estrategico Emprendedor

Muchas veces, cuando un Emprendedor  comienza a preparar el plan estratégico  en lo que se refiere al capitulo  de gastos, se enfrenta al  papel  y  se pregunta  ¿por donde empiezo?

Con la intención de facilitar este tema,  os propongo una plantilla de gastos, que os ayudara a comenzar a recopilar los datos,  pensar en cuales de estos epígrafes son necesarios para vuestro proyecto e incluso a tomar decisiones de colaboración con otros emprendedores.
En otro momento prestaremos la atención al grupo de ingresos, hoy nos vamos a centrar en el gasto.
Empezaremos por definir qué es un Gasto. Cualquier actividad para su funcionamiento necesita la adquisición de ciertos bienes y servicios, a los que denominamos gastos.
Debemos distinguir entre gasto e inversión
 Cuando se adquieren bien o servicios que se van a consumir de forma inmediata se produce un gasto,
Un bien o un derecho que se adquiere con la intención de usarlo el mayor tiempo posible y sacarle el mayor rendimiento, ahora y en el futuro, es una inversión. Ejemplos de inversión son patentes, edificios y otras construcciones, elementos de transporte, maquinaria, instalaciones, equipos para el proceso de la información….
Otra puntualización a tener en cuenta  es: que un gasto o una inversión no es igual que un pago,  aunque ambos  impliquen pagos, Normalmente dichos pagos,  no tienen que realizarse en el mismo momento en que adquirimos el bien o servicio. Quiero hacer esta aclaración porque no hay que confundir el plan de pagos, con el plan de gastos, del tema de tesorería (cobros y pagos) hablaremos mas adelante.
Necesitamos cuantificar los gastos que corresponden a nuestro Proyecto ,En principio vamos a definir cada uno de los rubros que formaran parte de nuestra plantilla de gastos,
Gastos Variables
Coste de Ventas: Son bienes y servicios adquiridos por el emprendedor  y destinados a la venta (con o sin transformación). Tendremos que cuantificar el consumo de dichos bienes y servicios en función de las ventas.
Gastos Estructurales o Fijos
Gastos de investigación y desarrollo: por servicios encargados a otras empresas.
Arrendamientos: Los devengados por el alquiler o arrendamiento operativo de bienes muebles e inmuebles en uso o a disposición de la empresa.
Cánones: Cantidades fijas o variables que se satisfacen por el derecho al uso o a la concesión de uso de las distintas manifestaciones de la propiedad industrial.
Reparaciones y conservación de los bienes de que dispondremos, por ejemplo reparación de elementos de transporte, conservación de la oficina………
Servicios de profesionales independientes: Importe que se satisface a los profesionales por los servicios prestados a la empresa. Comprende los honorarios de economistas, abogados, auditores, notarios, etc., así como las comisiones de agentes mediadores independientes.
Transportes: a cargo de la empresa, realizados por terceros, cuando no proceda incluirlos en el precio de adquisición del inmovilizado o de las existencias. En esta cuenta se registrarán, entre otros, los transportes de ventas.
Primas de seguros: Cantidades satisfechas en concepto de primas de seguros, excepto las que se refieren al personal de la empresa y las de naturaleza financiera.
Servicios bancarios y  Gastos financieros: coste de los servicios bancarios y los gastos de comisiones e intereses.
Publicidad, propaganda y relaciones públicas: Importe de los gastos satisfechos por los conceptos que indica la denominación de esta cuenta, esto es publicidad, propaganda y relaciones públicas.
Suministros: Electricidad, agua, teléfono y cualquier otro abastecimiento similar
Otros servicios: Los no comprendidos en los epígrafes anteriores. Entre otros, los gastos de viaje del personal de la empresa y los gastos de oficina no incluidos en otras cuentas.
Tributos: impuestos sobre el beneficio, otros impuestos. Recordemos que el  IVA  no es gasto
Gastos de personal: Retribuciones al personal. cuotas de la Seguridad Social a cargo de la empresa y los demás gastos de carácter social.
Dotaciones para amortizaciones: Para aclarar que son las amortizaciones, os propongo un supuesto:
Un emprendedor compra un coche por 20.000 euros mas IVA, es una inversión ya que tiene una vida útil superior al año, prevemos que lo podrá utilizar cinco años (vida útil = 5 años)
El gasto que el bien va sufriendo por su uso, se ve reflejado en la dotación para la amortización, que en este caso será de 1/5 del valor de adquisición 20.000 euros, (el iva no forma parte del valor de adquisición), luego cada año (4.000 euros).
La dotación para la amortización si es un  gasto, porque se debe al desgaste que el bien va sufriendo por su uso, cada año. Así que, la dotación para la amortización implicara un gasto anual de 4.000 euros los próximos 5 años en lo se refiere a esta inversión.
Existen unas tablas de amortización oficiales, publicadas por el organismo competente que determinan la  vida útil de cada bien y la manera amortizarlo. Existen bienes de duración ilimitada, que no admiten amortización, pero son la excepción como por ejemplo el suelo.

 

Plan Emprendedor- Gastos

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Preparando el Plan Emprendedor -Ingresos

el abril 20, 2013 en Ayuda Emprendedor, Formacion, Plan Estrategico Emprendedor

Empezaremos por definir que son los ingresos – son las cantidades que recibe una empresa por la venta de sus productos o servicios

Para comenzar nuestro plan estratégico emprendedor en cuanto a ingresos, debes conocer con mucho detalle los siguientes puntos:

– Analiza tus productos o servicios,

o ¿En que se ha basado la idea emprendedora?

o ¿cuales son las razones que me han hecho elegir ese producto o servicio?

o ¿que necesidad va a satisfacer mi producto o servicio?

o ¿Cual es y como es el mercado al que va dirigido?

o ¿Cuál es la demanda del mercado?

o ¿A que parte del mercado puedo dirigirme de una manera realista?

o ¿Cuál es la dimensión de la demanda que puedo satisfacer?

o ¿Quién es la competencia?

o ¿Cuál es mi ventaja?, ¿que me hace diferente de la competencia? ¿Que capacidad de reacción tengo ante una acción de la competencia?

o ¿Qué costes tendrá?,¿Qué costes fijos y variables tendrá? (plan estratégico emprendedor-gastos)

o ¿Cuáles son los objetivos a corto, medio y largo plazo?

– Analiza el Cliente potencial

o ¿Mi cliente es consumidor final, es una empresa productiva o ambas cosas?

o ¿Cuales son sus usos y costumbres de compra?,

 ¿Que vías utilizan para la compra y cual es el porcentaje de cada una?

 ¿Son clientes cuyas compras esta relacionada con la estación del año o cualquier otra periodicidad?

 ¿Qué costumbres de pago tienen? , en cuanto al devengo del pago y también en cuanto a la manera de realizar el pago.

 ¿Son clientes puntuales o clientes susceptibles de fidelización?

o ¿Qué capacidad de compra potencial tienen?

 ¿Qué están comprando actualmente?

 ¿Esta satisfecha la demanda?

 ¿Puedo generar más satisfacción en mis clientes de la que ya existe?

 ¿Quién es mi competencia? , ¿Qué fortalezas tiene?, ¿Cuales son sus debilidades?, ¿Cómo puedo aprovechar sus debilidades y aprender de sus fortalezas?

o ¿Dispongo de una base de datos de Clientes?

 ¿Tengo una cartera de clientes?

 ¿Cómo voy a gestionar la cartera?

 ¿Qué acciones voy a tomar para hacer crecer mi cartera de clientes?

 ¿Cuál es el plan de comercialización?

o ¿Cuáles son las Ventas esperadas de forma realista y utilizando el criterio de prudencia?

 Por línea de Producto o servicio / tiempo

 Por sector / tiempo

– Una vez que conocemos todos estos datos, vamos ahora a preparar utilizando unas tablas, nuestro Plan de Ingresos.

1- Dividiremos nuestros productos o servicios por sectores o grupos (líneas de negocio)

2- Realizaremos una tabla Plan de ventas mensuales por producto o servicio , el detalle de esta tabla será:

a. Semanas

b. Unidades totales de cada semana

c. Importe total de cada semana

3- La tabla Plan de ventas mensuales por Grupo/Sector de producto o servicio, para ello recopilaremos los datos de las tablas anteriores, el detalle de esta tabla será:

a. Grupo/sector, la suma del total por mes de todas las tablas que habíamos realizado por producto o servicio que integren cada grupo, (prepararemos una formula en esta tabla de manera que según vamos realizando las tablas individuales de cada producto, vaya auto completándose la de cada grupo)

b. Unidades totales de cada mes (formula suma de las tablas individuales)

c. Importe total de cada mes (formula suma de las tablas individuales)

4- Prepararemos una tabla del Plan de ventas mensuales por Grupo/Sector de producto o servicio por cada año. El ejemplo esta pensado para 5 años, pero simplemente hay que ajustarlo a nuestras necesidades. Así mismo, el nivel de desglose del Plan de ventas por producto o servicio podrá ser semanal, mensual o trimestral, según interese. De todas maneras merece la pena ser exigente en el nivel de desglose, aprenderás mucho de tu negocio mientras lo realizas.

5- Tabla Plan de Ventas por Grupo/Sector a 5 años para ello recopilaremos los datos de las tablas anteriores, el detalle de esta tabla será:

a. Grupo/sector, trasladamos a esta tabla los totales de cada tabla por año, realzadas por Grupo/Sector.

b. Unidades totales de cada año.

c. Importe total de cada año.

Adjunto acompaño las tablas ejemplo  a las que me he referido,en exel para descargar. Cualquier duda estoy a vuestra disposición.

Como últimas reflexiones, me gustaría hacer unas consideraciones a tener en cuenta para ser prudentes a la hora de cuantificar las ventas esperadas.

Buscar el punto de equilibrio donde los ingresos cubran los gastos y a partir de allí fijar los precios siendo realistas en el margen que queréis obtener.

Calcular por prudencia que en los primeros seis meses no podréis cubrir los gastos con los ingresos, intentar por tanto que al principio los costes fijos sean menores que los costes variables.

Dimensionar la financiación que necesitáis con un margen de maniobra, Tener cuidado con “las ventas desesperadas”, consiste en que ante las necesidades de tesorería para poder asumir los costes, vendemos bajo costo o vendemos sin garantía de cobro, o bien para asumir el compromiso de la venta incrementamos mucho los costes fijos en detrimento de los costes variable.

Una buena idea puede no cumplir su objetivo si no aplicas el criterio de prudencia y tienes siempre un balón de oxigeno financiero para imprevistos, que sin duda surgirán.

  • “El éxito no es definitivo, el fracaso no es fatí¬dico. Lo que cuenta es el valor para continuar.”Winston Churchill.

“Cualquier meta, no importa lo grande que sea, pude lograrse si la partes en suficientes pedazos pequeños.” Henry Ford.

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